1、确定需求和目标：

在寻找外包策划团队之前，企业需要明确自己的需求和目标，这包括年会的主题、规模、参与人员、预算、活动形式等，明确这些需求可以帮助外包团队更好地了解企业的期望，并制定出符合企业需求的策划方案。

2、选择合适的外包团队：

选择有经验、专业、可靠的外包策划团队是成功的关键，可以通过网络搜索、咨询同行或朋友等方式来寻找合适的团队，在选择时，要查看团队的历史案例、客户评价、专业资质等方面，以确保其具备足够的能力和经验来完成项目。

3、沟通与协作：

在项目开始前，企业与外包团队需要进行充分的沟通，确保双方对项目的要求和期望有清晰的了解，在项目执行过程中，要保持密切的沟通与协作，及时解决问题和调整方案。

4、策划方案制定：

外包团队需要根据企业的需求和目标，制定出详细的策划方案，这包括活动流程、节目安排、场地布置、餐饮安排、嘉宾邀请等方面，方案要具有创意性和可执行性，同时要考虑到参与人员的喜好和需求。

5、执行与监控：

在方案得到企业认可后，外包团队需要按照方案进行执行，并在执行过程中进行监控和调整，这包括场地布置、设备调试、节目彩排、嘉宾接待等方面，要确保活动的安全和顺利进行。

6、后期总结与反馈：

活动结束后，外包团队需要向企业提供详细的总结报告，包括活动的成果、参与人员的反馈、存在的问题及改进建议等，企业可以根据反馈对未来的活动进行改进和优化。

年会外包策划可以帮助企业节省时间和精力，同时确保年会的成功举办，在选择外包团队时，要确保其具备足够的能力和经验，同时在项目执行过程中要保持密切的沟通与协作。